Überraschungsparty planen

Ob zum Geburtstag, als Willkommensgeschenk nach einem langen Auslandsaufenthalt oder zum bestandenen Abschluss – die Anlässe für eine (Überraschungs-)Party sind endlos. Du möchtest einen Freund oder eine Freundin zu einem besonderen Anlass überraschen? Wir zeigen dir, worauf du beim Planen der perfekten Überraschungsparty achten musst – von der Location über die Gästeliste bis hin zur passenden Verpflegung. Lies weiter, um mehr zu erfahren!

Eine gelungene Überraschungsparty schmeißt du nicht im Alleingang – hier ist Teamarbeit gefragt! Tue dich mit engen Freunden des Ehrengastes zusammen und überlegt gemeinsam, was ihm oder ihr eine Freude bereiten würde. Nur so bleibt die Überraschungsparty auch in guter Erinnerung. Eine Überraschungsfeier zu planen ist mit viel Aufwand verbunden – von der Gästeliste über die passende Location bis hin zur Verpflegung muss einiges organisiert werden. Wir haben dir einen Schritt-für-Schritt-Plan erstellt und zeigen dir, worauf du achten musst – so wird die Überraschungsparty sicher ein Erfolg.

Bevor du dich in die Planungsphase begibst, solltest du einmal kurz innehalten und überlegen, ob sich der Ehrengast auch wirklich über eine Überraschungsparty freuen würde. Nicht jeder ist ein Fan von Überraschungen oder größeren Partys. Ist die zu überraschende Person eher zurückhaltend und steht nicht gerne im Mittelpunkt, ist eine Überraschungsparty vielleicht nicht die beste Art und Weise, um Wertschätzung auszudrücken. Wenn du dir nicht sicher bist, ob eine Überraschungsparty eine gute Idee ist, kannst du deine Idee mit engen Freunden oder Angehörigen des Ehrengastes besprechen. Wenn die überwiegende Meinung eher zögerlich ausfällt, solltest du auf die Überraschungsparty verzichten. Entscheidet ihr euch für eine Überraschungsparty, solltet ihr während der Organisation die Vorlieben und Wünsche des Ehrengastes immer im Hinterkopf behalten und eure Planung entsprechend anpassen.

Aber wie genau kann man eine Überraschungsparty planen, welche Schritte sind notwendig und was darf man auf keinen Fall vergessen? Wir geben dir einen Überblick und zeigen dir, worauf es bei einer guten Partyplanung ankommt. 

Schritt 1 – Grundlegende Fragen klären

Bevor du dich um den genauen Ablauf kümmern kannst, müssen die Grundsatzfragen geklärt sein:

• Warum: Was ist der Anlass für eure Überraschungsparty? Ist der Ehrengast gerade aus dem Ausland zurückgekehrt, hat er seinen Bachelorabschluss in der Tasche oder ist ein Baby auf dem Weg? Der Anlass spielt eine Rolle für die Organisation der Party – jemand, der gerade seinen Bachelor gemacht hat, stellt sich unter einer Party vielleicht etwas anderes vor, als jemand, der bald Vater oder Mutter wird.

• Wer: Eine Überraschungsparty planst du am besten mit ein paar Komplizen. Kümmere dich um ein zuverlässiges und nicht zu großes Organisationsteam. Gemeinsam könnt ihr die Organisation in Angriff nehmen.

• Wann: Ihr müsst nicht direkt ein Datum festlegen, ein Zeitraum genügt, um die nächsten Schritte in Angriff nehmen zu können.

Schritt 2 – die Gästeliste

Mit der Party möchtest du dem Ehrengast eine Freude machen. Damit das gelingt, solltest du dir beim Erstellen der Gästeliste folgende Fragen stellen:

• Mit wem verbringt er oder sie besonders viel Zeit?

• Mit wem gerät er oder sie immer wieder aneinander?

• Mag er oder sie große Feiern?

• Feiert er oder sie lieber nur mit dem engen Freundeskreis oder sind auch Bekannte willkommen?

Passe die Gästeliste entsprechend an und verzichte auf Einladungen, die nicht im Sinne des Ehrengastes sind. Hole dir Unterstützung vom Organisationsteam und besprecht euch gemeinsam.

Schritt 3 – die zeitliche Feinabstimmung

Als ihr mit der Planung der Überraschungsfeier begonnen habt, habt ihr bereits einen zeitlichen Rahmen festgelegt, jetzt ist es an der Zeit, einen Termin zu finden. Gerade bei vielen Gästen kann das eine langwierige Angelegenheit sein. Nutzt hierfür zum Beispiel eine Messenger-Gruppe und Terminfindungs-Tools – so behaltet ihr Terminvorschläge im Überblick. Damit die Überraschung auch eine Überraschung bleibt, sollte ihr den Terminkalender des Ehrengastes eher unauffällig auskundschaften.

Unser Tipp: Ein guter Freund kann sich am Tag der Feier mit dem Ehrengast verabreden – so hält er oder sie den Termin mit Sicherheit frei.

Schritt 4 – die Location

Je nach Gästeliste und zeitlichen Rahmen kommen für die Location unterschiedliche Orte infrage. Egal, ob ihr die Überraschungsparty zu Hause beim Ehrengast planen möchtet oder auf einen externen Ort zurückgreifen wollt, hier ist eine vorausschauende Planung notwendig.

• Zu Hause: Natürlich könnt ihr den Ehrengast in seinem Zuhause überraschen. Damit die Überraschung gelingt, sind verschiedene Faktoren wichtig. Ihr benötigt Zugang zur Wohnung, müsst wissen, wann der Ehrengast sie verlässt und nach der Party Zeit zum Aufräumen einplanen. Bedenkt bei der Planung auch, dass sich der Ehrengast vielleicht unwohl fühlen könnte, wenn viele Menschen in seiner Wohnung unterwegs sind. 

• Bei Freunden: Haben Freunde einen Partykeller, einen großen Garten oder vielleicht sogar einen Pool? Das sind hervorragende Orte für eine Überraschungsparty. Hier könnt ihr in Ruhe vorbereiten und der Ehrengast bleibt am Ende nicht auf dem Chaos sitzen.

• Location mieten: Für größere Feierlichkeiten kann es sinnvoll sein, einen Raum anzumieten. Das ist ein zusätzlicher Kostenfaktor, den ihr im Blick haben solltet. Vielleicht können die Gäste etwas beisteuern, um die Party zu etwas Besonderem zu machen.

Schritt 5 – Aufgaben aufteilen

Eine Überraschungsparty zu planen besteht aus vielen kleinen Aufgaben – die könnt ihr wunderbar im Organisationsteam aufteilen. So hat jeder feste Aufgaben und niemand bleibt außen vor. Diese Aufgabenbereiche solltet ihr auf jeden Fall abdecken:

• Verpflegung: Wird es ein Catering geben, bringt jeder Gast etwas mit oder kümmert sich das Organisationsteam um die Verpflegung?

• Einladungen: Eine Messenger-Gruppe oder ein E-Mail-Verteiler sind besonders praktisch, um möglichst unauffällig Gäste einzuladen. Partyspezifische Telefonate neben dem Ehrengast solltest du vermeiden.

• Musik: Ob vorbereitete Playlist oder DJ im Freundeskreis – die Musik sollte auf jeden Fall zum Geschmack des Ehrengastes passen.

• Dekoration: Wer kümmert sich ums bestellen oder basteln, wer hilft beim Aufhängen oder wer räumt am Ende auf?

• Klopapier & Co: Ob Klopapier, Besteck oder Beleuchtung – es gibt Dinge, die dürfen auf keinen Fall fehlen. 

• Lockvogel: Eine Person muss den Ehrengast ablenken und dafür sorgen, dass er zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist – und das ohne Verdacht zu schöpfen.

Schritt 6 – die perfekte Ablenkung

Damit der Ehrengast bis zur Party im Dunkeln tappt und dennoch rechtzeitig zur Überraschung erscheint, ist ein gutes Ablenkungsmanöver mit Lockvogel notwendig. 

• Gemeinsamer Termin: Ob Kinokarten oder Tickets für ein Konzert – eine festgelegte Uhrzeit und ein Treffpunkt mit dem Ehrengast hilft, seinen Abend freizuhalten.

• Eine Verabredung: Der Lockvogel kann sich im Vorhinein mit dem Ehrengast für den Abend verabreden. Die beiden kommen dann gemeinsam zur Party.

Schritt 7 – Surprise surprise

Die Vorbereitung ist abgeschlossen und der Ehrengast kommt an der Location an. Achtet darauf, die Lichter auszuschalten und keine sichtbare Dekoration vor der Location aufzubauen. Wenn der Ehrengast den Raum betritt, könnt ihr die Lichter einschalten, die Musik aufdrehen und gemeinsam feiern.

Unser Tipp: Haltet die Kamera bereit, um den überraschten Gesichtsausdruck des Ehrengastes festzuhalten!

Die Überraschungsfeier ist in vollem Gange? Zeit für das Highlight – das perfekte Geschenk. Je nach Anlass für die Party bieten sich hier verschiedene Ideen an:

• Anlassgebunden: Werdende Eltern freuen sich über andere Geschenke als jemand, der zu einem Auslandsjahr aufbricht. Ein Geschenk, das zum Anlass passt, kommt bestimmt gut an. Vielleicht ist ja ein PEKiP Kurs das richtige für die werdenden Eltern.

• Emotional: Fotogeschenke halten die liebsten Menschen und besten Momente im kompakten Format fest – perfekt für alle, die einen Abschied feiern.

• Spektakulär: Für große Anlässe kann es auch ein entsprechend großes Geschenk sein. Wie wäre es mit einem Erlebnisgutschein von Triviar? Aus einem riesigen Katalog an Erlebnissen und Kursen kann die beschenkte Person ihr absolutes Traumerlebnis auswählen.

Unser Tipp: Besprecht euch als Gruppe und legt für das Geschenk zusammen. Dann wird es mit Sicherheit ein echtes Highlight.

Eine Überraschungsparty zu planen ist gar nicht so schwer. Mit dem richtigen Team und einem passenden Schritt-für-Schritt-Plan sind die Vorbereitungen bald gemacht und die Überraschung gelingt mit Sicherheit. Achtet darauf, bei Gästeliste, Location und Co. die Vorlieben des Ehrengastes zu berücksichtigen, dann kann es direkt losgehen!